Règlement des activités

REGLEMENT DES ACTIVITES 

(version septembre 2024)

Le règlement des activités fixe les conditions de participation des adhérents.
Ce règlement est applicable à tous les membres de Rando65.
Il doit contribuer à la réussite des activités communes que sont les randonnées pédestres, les raquettes, la marche nordique, le ski de fond, le ski de rando, les séjours et le cyclotourisme.

Préambule :
Les encadrants sont des adhérents bénévoles, ayant la responsabilité de la conduite de la randonnée en assurant les conditions optimales de sécurité. En conséquence il est nécessaire que les participants se conforment aux consignes et recommandations données par les encadrants.
L'encadrant peut refuser un adhérent s'il estime que celui-ci n'a pas le niveau requis (physique, technique) ou l’équipement conforme et le matériel technique prescrit ou qu’il engage la sécurité du groupe. D'autre part l'encadrant peut limiter le nombre de participants en fonction des contraintes de la randonnée.
En cas de manquement, l'encadrant a la possibilité d'émettre un signalement auprès du Conseil d’Administration de l'association qui prendra les dispositions utiles. 

Les inscriptions :
• Elles doivent être effectives avant 19h la veille. Chacun devra préciser le lieu de rendez-vous choisi, s’il prend son véhicule et le nombre de personnes qu’il peut transporter.
• Pour annuler l'inscription : téléphoner ou envoyer un SMS à l'encadrant organisateur avant 19h la veille (n° de tél sur le descriptif de la randonnée).
• En cas d'événement imprévu, prévenir l'encadrant sur son portable au moins 15 minutes avant le départ du point de rassemblement.

Les annulations effectuées par les encadrants :
• L'annulation d'une randonnée est visible sur le site de Rando65 au plus tard la veille avant 18h.
• Il est de la responsabilité du participant de vérifier le maintien de la randonnée, les conditions et les consignes qui peuvent évoluer.
• En cas d'imprévu de dernière minute, l'encadrant vous appelle directement.
• L'encadrant peut proposer une sortie de remplacement de même niveau en cas d'empêchement sur le parcours prévu (météo, avalanche, etc).

Modalités de participation aux randonnées:
Les animaux domestiques ne sont pas admis dans les sorties.
Vous devez :
• Vous inscrire dans les sorties adaptées à votre niveau et à votre condition physique : lire attentivement les précisions sur les difficultés mentionnées dans la description (passages aériens, fortes pentes, longs parcours) afin d'en tenir compte dans votre choix.
• Etre équipé du matériel adéquat pour une randonnée (voir fond de sac en annexe) ainsi que du matériel préconisé par l'encadrant.
• Arriver au moins 15 minutes avant l'heure donnée par l'encadrant afin d'organiser les conditions de départ et le co-voiturage.
• Respecter les recommandations données par l'encadrant pendant la randonnée.
• Ne pas vous éloigner du groupe à l'avant comme à l'arrière et rester à vue du responsable de la randonnée.
• Signaler à l'encadrant ou au serre-file désigné, les « arrêts techniques ».
En cas d'incident ou d’accident :
Seul l'encadrant de la sortie prend les dispositions utiles (appel des secours, désignation d'un encadrant supplémentaire, arrêt ou continuation de la randonnée).

Séjours à titre associatif :
Si vous souhaitez participer à un séjour, vous devez
• Être inscrit(e) à l’association depuis au moins 3 mois à la date d’inscription au séjour,
• Avoir les prérequis techniques et physiques définis par l’encadrant,
• Avoir effectué au moins 2 sorties d’un niveau égal ou supérieur au niveau demandé dans les 12 derniers mois à la date de l’inscription au séjour, ou, si l’encadrant le propose, avoir participé à une sortie de vérification de niveau.
• Par rapport aux autres séjours publiés (critères non retenus s’il y a plus de places que de candidats) : ne pas être retenu en liste principale sur un séjour à venir sur la même saison ou être obligé de faire un choix et ne pas avoir participé à un séjour dans les 4 derniers mois.
Au-delà de ces critères, un tirage au sort est effectué.
Sur la base de tout ou partie des éléments ci-dessus, en fonction des besoins de transport, les adhérents prenant leur véhicule et offrant des places seront prioritaires.
• Vous inscrire dans les délais fixés.
• Si vous êtes sélectionné(e), faire parvenir l’acompte à l’organisateur dans un délai de 5 jours, par chèque à l’ordre de Rando 65 ou par virement sur le compte de l’association. En cas de désistement, l’acompte ne sera rendu que si l’adhérent trouve un remplaçant ou sur présentation d’un certificat médical ou en cas de problème personnel dont la gravité sera évaluée par l’encadrant et le Conseil d’Administration de l’association.
• Vous avez pris acte de l’ensemble des sorties proposées et vous vous engagez en connaissance de cause (difficultés, dénivelée, conditions particulières) à réaliser les parcours prévus, sauf cas de force majeure survenant pendant le séjour.

Le mode d’emploi
A la publication du séjour sur le site, la procédure suivante s’applique :
1. Les adhérents ont de 8 à 15 jours pour s’inscrire. Il n’y aura pas de priorité par rapport à la date d’inscription.
2. A une date prévue et annoncée, l’organisateur clôt les inscriptions et procède à l’analyse des candidatures en fonction des critères. Il établit sa liste. Cette liste est ensuite débattue avec un représentant du CA pour une validation conjointe. En cas de litiges éventuels qui bloqueraient la situation, un autre membre du CA sera consulté ainsi qu’un autre encadrant choisi par l’organisateur du séjour.
3. A l’issue de la sélection, la liste des adhérents retenus en liste principale et en liste d’attente est mise à jour sur le site. Les candidats en sont informés par mail. La mention « liste complémentaire » est inscrite sur le site en bas de la liste d’attente pour que de nouveaux candidats puissent se positionner en cas de désistements.
4. Le candidat a ensuite un délai de 5 jours pour le paiement de l’acompte, par chèque rédigé à l’ordre de Rando65 ou par virement sur le compte du club. Passée cette date, si l’acompte n’est pas payé, le premier candidat de la liste d’attente remonte en liste principale et ainsi de suite.
Seuls les candidats en liste principale et les 5 premiers en liste d’attente payent l’acompte. Les 5 candidats en liste d’attente feront un chèque qui ne sera pas encaissé à réception. Il leur sera rendu s’ils se désistent au moins 15 jours avant le départ. Le montant de l’acompte devra être à minima de 30 % du montant du séjour et cela pourra aller, dans certains cas, jusqu’au montant total du séjour pour les candidats en liste principale.
5. En cas de désistement, les candidats en liste d’attente remontent en fonction de leur place et de nouveaux candidats de la liste complémentaire peuvent intégrer la liste d’attente.
6. En cas de désistement de la liste principale, l’acompte versé est perdu sauf si un autre adhérent prend la place ou si le motif du désistement est prévu dans le règlement des séjours.

7. Une somme forfaitaire de 1,00€ (un euro) par nuitée et par participant sera ajoutée au prix du séjour afin de constituer un fonds de prévoyance pour pallier les désistements non remplacés de dernière minute pour raison grave.

La préparation et les budgets prévisionnels :
Chaque encadrant prépare ses séjours comme il le souhaite, tant au niveau technique qu’au niveau administratif. Il peut s’avérer que des questions concernant les problèmes financiers, surtout en cas de désistement apparaissent. Il est proposé par le CA de faire avec l’organisateur une étude financière conjointe pour anticiper ces problèmes et éventuellement obtenir une garantie financière du club dans le cadre du règlement intérieur.

Co-voiturage:
Les propriétaires de véhicules sont invités à proposer le covoiturage à tour de rôle afin que les frais et la fatigue consécutifs aux sorties soient équitablement partagés.
Tarif préconisé par l’association en fonction du barème fiscal de référence donc révisable :
• 0,10 €/km par passager pour les trajets inférieurs à 300 km.
• 0,40 €/m par voiture pour les trajets d'au moins 300 km : frais répartis entre tous les participants au séjour
Les encadrants préciseront cette pratique en fonction des spécificités du parcours (péage, parking, etc..)

Définition des niveaux de Randonnées
- Niveau 1 : temps de marche : entre 1 et 4 h - dénivelée :< 400 m - distance : 4 à 12 kms
Sentier bien tracé sur terrain plat ou en faible pente. Aucun risque d’accident avec un comportement normal. Chaussures de marche en montagne à tige haute souple ou de type trekking à semelles crantées. (chaussures de type «baskets» à bannir).
- Niveau 2 : temps de marche : entre 3 et 5 h – dénivelée : < 500 m – distance : 8 à 14 kms
type de parcours : idem niveau 1
- Niveau 3 : temps de marche : entre 4 et 6 h – dénivelée : 500 m < D < 700 m
Sentier avec tracé ou balisage interrompu sur des terrains parfois raides.
Chaussures de marche en montagne à tige haute souple.
- Niveau 4 : temps de marche : entre 5 et 7 h - dénivelée : 600 m < D < 900 m
Sentier parfois invisible. Certains passages peuvent être équipés de cordes ou câbles.
L’appui des mains peut être nécessaire pour l’équilibre.
Quelques passages exposés, pierriers, pentes herbeuses ou instables.
Chaussures de marche en montagne à tige haute souple ou rigide.
- Niveau 5 : temps de marche : entre 6 et 8 h – dénivelée : 800 m < D < 1100 m
Sentier parfois invisible. L’aide des mains est parfois nécessaire pour progresser. Terrain assez exposé, pentes herbeuses délicates et/ou mêlées de rochers, névés faciles.
Chaussures de marche en montagne rigides.
 -Niveau 6 : temps de marche : entre 7 et 9 h - dénivelée : 1000 m < D < 1300 m
Souvent hors sentier, quelques passages d’escalade simples. Terrain exposé difficile : courts passages raides et/ou traversées de pentes et/ou de barres rocheuses, névés. Risques de glissade.
Chaussures de marche en montagne rigides. Utilisation de matériels spécifiques : piolet, crampons, corde...
- Niveau 7 : temps de marche : entre 8 et 12 h – dénivelée : D >1300 m
Généralement hors sentier, courts passages d’escalade facile. Terrain souvent très exposé, zones d’éboulis, névés ou glaciers avec risques de glissade.
Chaussures de marche en montagne rigides. Utilisation de matériels spécifiques : piolet, crampons, corde.

Annexe : le fonds de sac
Objectif : Avoir l’équipement nécessaire pour faire face aux imprévus qui obligeraient à passer quelques heures supplémentaires voire une nuit en montagne : changement des conditions météo, retard sur l’itinéraire dû au terrain rencontré ou à un accident…
En plus de ce qui est nécessaire pour la durée de la randonnée envisagée (eau, repas, vêtements…) il est indispensable d’avoir en permanence les matériels supplémentaires listés ci-dessous :
o La fiche d’urgence sanitaire complétée (et remise à jour régulièrement)
o Vêtements : bonnet, casquette ou chapeau, gants, anorak, sweat ou pull ou polaire, lunettes de soleil, tee-shirt et chaussettes de rechange.
o Santé : couverture de survie, petite trousse à pharmacie (vos médicaments, pansements).
o Petits matériels : sifflet, lampe, couteau, briquet.
o Technique : 1 sangle plate de 3.50 m, 1 mousqueton.
o Complément de nourriture : fruits secs, barres chocolatées…
o Divers : papier hygiénique, sac plastique pour déchets.