Règlement des activités

REGLEMENT DES ACTIVITES

(version septembre 2026)

Le règlement des activités fixe les conditions de participation des adhérents.
Ce règlement est applicable à tous les membres de Rando65.
Il doit contribuer à la réussite des activités communes que sont les randonnées pédestres, les raquettes, la marche nordique, la marche audax, le ski de piste, le ski de fond, le ski de rando, les séjours et le cyclotourisme.

Préambule :
Les encadrants sont des adhérents bénévoles, ayant la responsabilité de la conduite de la randonnée en assurant les conditions optimales de sécurité. En conséquence il est nécessaire que les participants se conforment aux consignes et recommandations données par les encadrants.
L'encadrant peut refuser un adhérent s'il estime que celui-ci n'a pas le niveau requis (physique, technique) ou l’équipement conforme et le matériel technique prescrit ou qu’il engage la sécurité du groupe. D'autre part l'encadrant peut limiter le nombre de participants en fonction des contraintes de la randonnée.
En cas de manquement, l'encadrant a la possibilité d'émettre un signalement auprès du Conseil d’Administration de l'association qui prendra les dispositions utiles.

ADHERENTS

Les inscriptions :

Elles doivent être effectives avant 19h la veille de la sortie. Chaque adhérent précisera le lieu de rendez-vous choisi, s’il prend son véhicule personnel ainsi que le nombre de personnes qu’il peut transporter.
Chaque participant est tenu de se présenter au lieu de rendez-vous indiqué lors de son inscription. Tout changement devra être signalé à l'encadrant.
Toute annulation devra être communiquée à l'encadrant organisateur avant 19h la veille de la sortie, par téléphone ou SMS (numéro indiqué sur le description de la randonnée).
En cas d'empêchement de dernière minute, prévenir l'encadrant sur son portable au moins 15 minutes avant l'heure de départ du lieu de rendez-vous choisi lors de son inscription.
Les absences répétées et non annoncées perturbent l'organisation des sorties. Tout comportement récurrent de ce type pourra faire l'objet d'un signalement auprès du Conseil d'Administration qui se réserve le droit d'effectuer un rappel aux personnes concernées.

Les annulations effectuées par les encadrants :

L'annulation d'une randonnée est visible sur le site de Rando65 au plus tard la veille avant 18h.
Il est de la responsabilité du participant de vérifier le maintien de la randonnée, les conditions et les consignes qui peuvent évoluer.
En cas d'imprévu de dernière minute, l'encadrant vous appelle directement.
L'encadrant peut proposer une sortie de remplacement de même niveau en cas d'empêchement sur le parcours prévu (météo, avalanche, etc).

Modalités de participation aux randonnées:

Les animaux domestiques ne sont pas admis dans les sorties.

Vous devez :

Vous inscrire dans les sorties adaptées à votre niveau et à votre condition physique : lire attentivement les précisions sur les difficultés mentionnées dans la description (passages aériens, fortes pentes, longs parcours) afin d'en tenir compte dans votre choix.
Etre équipé du matériel adéquat pour une randonnée (voir fond de sac en annexe) ainsi que du matériel préconisé par l'encadrant.
Arriver au moins 15 minutes avant l'heure donnée par l'encadrant afin d'organiser les conditions de départ et le co-voiturage.
Respecter les recommandations données par l'encadrant pendant la randonnée.
Ne pas vous éloigner du groupe à l'avant comme à l'arrière et rester à vue du responsable de la randonnée.
Signaler à l'encadrant ou au serre-file désigné, les « arrêts techniques ».

En cas d'incident ou d’accident :
Seul l'encadrant de la sortie prend les dispositions utiles (appel des secours, désignation d'un encadrant supplémentaire, arrêt ou continuation de la randonnée).

Séjours à titre associatif :

Candidats prioritaires :

L'organisateur avec les autres encadrants disposent d'un tiers des places (conjoint, famille, amis...)

Les critères de sélection :

Les participants sont ensuite retenus en priorité, d'après les critères suivants, classés par ordre d'importance :

avoir les prérequis techniques et physiques définis par l’encadrant,
par rapport aux autres séjours publiés (critères non retenus s’il y a plus de places que de candidats) :
ne pas être retenu en liste principale sur un séjour à venir sur la même saison ou être obligé de faire un choix
ne pas avoir participé à un séjour dans les 4 derniers mois
avoir effectué au moins 2 sorties d’un niveau égal ou supérieur au niveau demandé dans les 12 derniers mois à la date de l’inscription au séjour, ou, si l’encadrant le propose, avoir participé à une sortie de vérification de niveau.
être inscrit(e) à l’association depuis au moins 3 mois à la date d’inscription au séjour,
Au-delà de ces critères, un tirage au sort est effectué.
Sur la base de tout ou partie des éléments ci-dessus, en fonction des besoins de transport, les adhérents prenant leur véhicule et offrant des places seront prioritaires.

Le mode d’emploi

A la publication du séjour sur le site, la procédure suivante s’applique :

Les adhérents ont de 8 à 15 jours pour s’inscrire. Il n’y aura pas de priorité par rapport à la date d’inscription.
A une date prévue et annoncée, l’organisateur clôt les inscriptions et procède à l’analyse des candidatures en fonction des critères. Il établit sa liste. Cette liste est ensuite débattue avec un représentant du CA pour une validation conjointe. En cas de litiges éventuels qui bloqueraient la situation, un autre membre du CA sera consulté ainsi qu’un autre encadrant choisi par l’organisateur du séjour.
A l’issue de la sélection, la liste des adhérents retenus en liste principale et en liste d’attente est mise à jour sur le site. Les candidats en sont informés par mail. La mention « liste complémentaire » est inscrite sur le site en bas de la liste d’attente pour que de nouveaux candidats puissent se positionner en cas de désistements.
Le candidat a ensuite un délai de 5 jours pour le paiement de l’acompte, par chèque rédigé à l’ordre de Rando65 ou par virement sur le compte du club. Passée cette date, si l’acompte n’est pas payé, le premier candidat de la liste d’attente remonte en liste principale et ainsi de suite.
Seuls les candidats en liste principale et les 5 premiers en liste d’attente payent l’acompte. Les 5 candidats en liste d’attente feront un chèque qui ne sera pas encaissé à réception. Il leur sera rendu s’ils se désistent au moins 15 jours avant le départ. Le montant de l’acompte devra être à minima de 30 % du montant du séjour et cela pourra aller, dans certains cas, jusqu’au montant total du séjour pour les candidats en liste principale.
En cas de désistement, les candidats en liste d’attente remontent en fonction de leur place et de nouveaux candidats de la liste complémentaire peuvent intégrer la liste d’attente.
En cas de désistement, l’acompte ne sera rendu que si l’adhérent trouve un remplaçant ou sur présentation d’un certificat médical ou en cas de problème personnel dont la gravité sera évaluée par l’encadrant et le Conseil d’Administration de l’association
Une somme forfaitaire de 1,00€ (un euro) par nuitée et par participant sera ajoutée au prix du séjour afin de constituer un fonds de prévoyance pour pallier les désistements non remplacés de dernière minute pour raison grave.

Co-voiturage:

Les propriétaires de véhicules sont invités à proposer le covoiturage à tour de rôle afin que les frais et la fatigue consécutifs aux sorties soient équitablement partagés.
Tarif préconisé par l’association en fonction du barème fiscal de référence donc révisable :

0,10 €/km par passager pour les trajets inférieurs à 300 km.
0,40 €/m par voiture pour les trajets d'au moins 300 km : frais répartis entre tous les participants au séjour

Les encadrants préciseront cette pratique en fonction des spécificités du parcours (péage, parking, etc..)

Définition des niveaux de Randonnées

Niveau 1 : temps de marche : entre 1 et 4 h - dénivelé :< 400 m - distance : 4 à 12 kms
Sentier bien tracé sur terrain plat ou en faible pente. Aucun risque d’accident avec un comportement normal. Chaussures de marche en montagne à tige haute souple ou de type trekking à semelles crantées. (chaussures de type «baskets» à bannir).
Niveau 2 : temps de marche : entre 3 et 5 h – dénivelé : < 500 m – distance : 8 à 14 kms
type de parcours : idem niveau 1
Niveau 3 : temps de marche : entre 4 et 6 h – dénivelé : 500 m < D < 700 m
Sentier avec tracé ou balisage interrompu sur des terrains parfois raides.
Chaussures de marche en montagne à tige haute souple.
Niveau 4 : temps de marche : entre 5 et 7 h - dénivelé : 600 m < D < 900 m
Sentier parfois invisible. Certains passages peuvent être équipés de cordes ou câbles.
L’appui des mains peut être nécessaire pour l’équilibre.
Quelques passages exposés, pierriers, pentes herbeuses ou instables.
Chaussures de marche en montagne à tige haute souple ou rigide.
Niveau 5 : temps de marche : entre 6 et 8 h – dénivelé : 800 m < D < 1100 m
Sentier parfois invisible. L’aide des mains est parfois nécessaire pour progresser. Terrain assez exposé, pentes herbeuses délicates et/ou mêlées de rochers, névés faciles.
Chaussures de marche en montagne rigides.
Niveau 6 : temps de marche : entre 7 et 9 h - dénivelé : 1000 m < D < 1300 m
Souvent hors sentier, quelques passages d’escalade simples. Terrain exposé difficile : courts passages raides et/ou traversées de pentes et/ou de barres rocheuses, névés. Risques de glissade.
Chaussures de marche en montagne rigides. Utilisation de matériels spécifiques : piolet, crampons, corde...
Niveau 7 : temps de marche : entre 8 et 12 h – dénivelé : D >1300 m
Généralement hors sentier, courts passages d’escalade facile. Terrain souvent très exposé, zones d’éboulis, névés ou glaciers avec risques de glissade.
Chaussures de marche en montagne rigides. Utilisation de matériels spécifiques : piolet, crampons, corde.

Annexe : le fonds de sac
Objectif : Avoir l’équipement nécessaire pour faire face aux imprévus qui obligeraient à passer quelques heures supplémentaires voire une nuit en montagne : changement des conditions météo, retard sur l’itinéraire dû au terrain rencontré ou à un accident…
En plus de ce qui est nécessaire pour la durée de la randonnée envisagée (eau, repas, vêtements…) il est indispensable d’avoir en permanence les matériels supplémentaires listés ci-dessous :

La fiche d’urgence sanitaire complétée (et remise à jour régulièrement)
Vêtements : bonnet, casquette ou chapeau, gants, anorak, sweat ou pull ou polaire, lunettes de soleil, tee-shirt et chaussettes de rechange.
Santé : couverture de survie, petite trousse à pharmacie (vos médicaments, pansements).
Petits matériels : sifflet, lampe, couteau, briquet.
Technique : 1 sangle plate de 3.50 m, 1 mousqueton à vis.
Complément de nourriture : fruits secs, barres chocolatées…
Divers : papier hygiénique, sac plastique pour déchets.

II – ENCADRANTS

Dans le cadre d’une association déclarée conformément à la loi du 1er juillet 1901, le bénévolat constitue un engagement désintéressé.

Les membres bénévoles, qu’ils soient dirigeants, encadrants ou simples adhérents, ne peuvent percevoir aucune rémunération ni avantage indu au titre des activités exercées au sein de l’association.

Toute prise en charge de frais, réduction tarifaire ou avantage éventuel doit être préalablement autorisé par le Conseil d'administration et respecter les principes de transparence, d'équité entre les adhérents et de conformité juridique et fiscale.

1 ) La formation

Tout adhérent de Rando65 peut prétendre à exercer bénévolement une fonction d’encadrement des activités de l’association, sous réserve de suivre le parcours de formation défini par celle-ci.

1. Parcours de formation

La formation des encadrants, gérée dans son ensemble par un formateur en interne, comprend trois modules obligatoires :

Module 1 : Topographie et initiation à l’orientation

Ce module comprend :

● des séances théoriques portant notamment sur la lecture de carte, l’orientation et les bases de la topographie ;

● une application pratique sur le terrain.

Module 2 : Préparation et gestion d’une randonnée

Ce module comprend :

● une formation théorique relative à la préparation, à l’organisation et à la gestion d’une randonnée ;

● une mise en application pratique sur le terrain.

Module 3 : Prévention et Secours Civiques de niveau 1 (PSC1)

Tout futur encadrant doit être titulaire du certificat PSC1. La formation PSC1 est réalisée auprès d’un organisme agréé, tel que la Croix-Rouge française ou tout autre organisme habilité.

Les adhérents déjà titulaires de ce diplôme peuvent être dispensés de ce module sur présentation d’un justificatif.

Un recyclage ou une remise à niveau peut être proposé lorsque la formation initiale est ancienne (plus de trois ans).

2. Module complémentaire "Sécurité hivernale"

Ce module, assuré en interne ou par délégation compétente, est proposé aux encadrants souhaitant organiser des sorties en milieu enneigé ou hivernal.

Il est obligatoire pour tout encadrant proposant des activités nécessitant l'utilisation de matériel spécifique de sécurité en milieu neigeux, notamment :

● kit avalanche (détecteur de victimes d'avalanche (DVA) + pelle + sonde)

● tout autre équipement de sécurité approprié (crampons, piolets,...).

3. Module complémentaire facultatif

En complément des modules obligatoires, l’association peut proposer un module facultatif consacré :

● à l’utilisation du site internet de Rando65 ;

● à la gestion des activités et des inscriptions ;

● à l’utilisation d’outils numériques et d’applications GPS.

4. Mise en situation pratique

A l'issue de la validation des trois modules obligatoires, l’adhérent devient « encadrant aspirant ».

L’encadrant aspirant propose, à son initiative, deux randonnées qu’il prépare et conduit sous la supervision d’un encadrant confirmé.

Durant cette phase :

● les sorties sont inscrites sur le site de l’association par l’encadrant confirmé ;

● l’organisation et la conduite de la randonnée sont assurées par l’encadrant aspirant ;

● l’encadrant confirmé assure un rôle d’accompagnement, de conseil et d’évaluation.

Cette phase de mise en situation a pour objectifs :

● la mise en situation des acquis de la formation ;

● l'acquisition d'expérience en situation réelle ;

● l'échange entre encadrant aspirant et encadrant confirmé ;

● l'intégration progressive au sein de l'association et auprès des adhérents.

A l'issue de chaque sortie, l'encadrant confirmé doit établir un rapport d'observation ou d'évaluation. Il peut également, si nécessaire, remettre une note d'observation à l'encadrant aspirant.

5. Validation de l’encadrant

À l’issue des deux sorties réalisées sous tutorat, et sous réserve d’une évaluation favorable, la validation de l’encadrant est prononcée par le Conseil d’administration.

Ce n’est qu’à compter de cette validation que l’encadrant peut proposer et inscrire des sorties sous son propre nom.

Il est néanmoins fortement recommandé que les premières sorties réalisées après validation soient encore effectuées avec l’accompagnement d’un encadrant confirmé.

6. Cas particuliers

● Un adhérent peut être dispensé de tout ou partie de la formation requise pour exercer une fonction d’encadrement dès lors qu’il est en mesure de justifier de compétences ou de qualifications équivalentes (brevets fédéraux FFRP, FFME, CAF, etc…).

● Le parcours de formation ne comporte ni examen final ni évaluation des compétences au sens strict, dans la mesure où l'encadrement repose sur un engagement bénévole et se construit progressivement au fil de l'expérience et de la pratique.

Toutefois, il peut être constaté, à titre exceptionnel, qu'un adhérent en formation présente des difficultés d'adaptation significatives au regard des exigences normales d'encadrement, et ce à n'importe quel stade du parcours.

Dans ce cas, un signalement circonstancié est établi par le formateur référent et transmis au Conseil d’administration. Ce dernier reçoit l'adhérent concerné, examine la situation et décide des suites à donner, lesquelles peuvent inclure un accompagnement renforcé ou tout autre mesure jugée appropriée.

2) La fonction d’encadrement

1. Principes d'organisation des sorties

Les principes d’organisation des sorties édictés par Rando65 ont pour objectif de concilier :

● la liberté de proposition des encadrants ;

● la nécessité d'assurer un nombre de sorties adapté à la fréquentation et à la demande propres à chaque niveau ;

● l’obligation de garantir la sécurité des participants.

Les encadrants déterminent librement le contenu de leurs propositions de sorties : date, niveau de difficulté, lieu, thème, nombre de participants, etc…, dès lors qu’ils respectent les règles ainsi que les principes du fonctionnement associatif.

Compte tenu de la demande observée, il est fixé un indicateur moyen de fréquence des sorties :

● pour les niveaux les plus fréquentés (niveaux 1 à 4) : deux sorties par semaine avec un seuil minimal d'une sortie par semaine ;

● pour les autres niveaux (niveaux 5 à 7) : une sortie par semaine.

Il revient au responsable encadrement du Conseil d’administration de mettre les encadrants en alerte en cas de vacance flagrante de propositions de sorties, notamment lorsque cette situation perdure sans explication majeure au regard des indicateurs définis ci-dessus.

Par ailleurs, à titre indicatif et valant recommandation, l’activité minimale d’un encadrant peut être définie comme suit : 12 journées de sortie effective par exercice, soit en moyenne une journée de sortie par mois.

Tout encadrant ou serre-file n'ayant organisé ou participé à aucune sortie durant l'exercice sera contacté par le Conseil d'administration. En l'absence de réponse ou de motif valable, ce dernier se réserve le droit de mettre fin à ses fonctions.

2. Survenue d'un malaise ou d'un accident

Tout malaise, accident ou incident notable survenant à un participant au cours d’une sortie doit, sous la responsabilité de l’encadrant, faire l’objet d'une évaluation de la situation et, si nécessaire, d'un appel aux services de secours afin de garantir la sécurité de la personne concernée.

Selon la gravité de la situation, l’adhérent sinistré doit être accompagné à son domicile, soit orienté vers un service d'urgences.

Un rapport d’incident (Cf. document en annexe) doit être transmis dans les meilleurs délais au président ainsi qu'au responsable encadrement. Ces derniers assurent la diffusion d'une information confidentielle auprès des encadrants et déterminent les suites à donner.

3. Lieux de rendez-vous

Pour toute sortie programmée sur le site de l'association, il est demandé aux encadrants de fixer un lieu initial de rendez-vous destiné au covoiturage, situé de préférence à Tarbes ou à proximité immédiate. Les lieux de rendez-vous situés à proximité de Tarbes doivent être validés au préalable par le Conseil d’administration et demeure en nombre limité.

Sont notamment retenus :

● à Tarbes, le parking du Boulevard Pierre de Coubertin, face au Stade Maurice Trélut ; tout autre lieu situé sur Tarbes, sous réserve qu'il présente de bonnes conditions d’accès, de sécurité et de stationnement.

● à proximité de Tarbes : le parking de la grande surface de Juillan ; le parking jouxtant l’église de Laloubère.

Dans le respect des conditions de sécurité et de stationnement, l'encadrant demeure libre de fixer des lieux intermédiaires ou des points de rassemblement permettant de finaliser les regroupements des participants.

4. Covoiturage

Dans le cadre du covoiturage, notamment lors des séjours ou, le cas échéant, lors des sorties à la journée impliquant de longs trajets, il est demandé aux encadrants de veiller :

● à une optimisation du remplissage des véhicules ;

● à la mutualisation des frais de déplacement ;

● à une répartition équitable des frais entre les participants et les véhicules engagés.

Ces dispositions ont pour objectif de favoriser à la fois la convivialité, la maîtrise des coûts et la limitation du nombre de véhicules utilisés.

3) Recommandations aux encadrants

1. Randonnées

Il est recommandé aux encadrants :

● d'ouvrir les inscriptions dans les 15 jours précédant la date de la sortie. Cette recommandation ne concerne que la période d'ouverture et n'empêche pas une programmation anticipée ;

● d’assortir chaque proposition de toutes les informations nécessaires, telles que définies sur le site, en respectant la cotation de l’itinéraire ;

● lors d’une sortie, de respecter l’itinéraire prévu. En cas de force majeure, une variante peut être proposée avec l’accord de chaque participant, à condition qu'elle demeure compatible avec l’horaire et le niveau général de la sortie, sans comporter de difficulté particulière supplémentaire ;

● d’inscrire dans la rubrique « Reconnaissances » toute sortie ayant pour objet la découverte ou la vérification des conditions d’un itinéraire, qu'il s'agisse d'une sortie à la journée ou d'un séjour. Une seule reconnaissance est autorisée par sortie, sous réserve que la randonnée ou le séjour soit effectué au cours du même exercice civil.

● lors des covoiturages organisés dans le cadre des sorties, de veiller à ce que les conducteurs ne soient pas exposés à un risque de dommage pour leur véhicule en raison de l’état des routes ou des accès. Si une difficulté particulière est identifiée, elle devra être mentionnée dans le descriptif de la sortie afin que chacun puisse participer en connaissance de cause et sous sa propre responsabilité.

2. Séjours

● Toute proposition de séjour doit être préalablement validé par le Conseil d’administration.

● Les projets de séjours doivent, dans la mesure du possible, prendre en compte l'ensemble des niveaux de randonnée pratiqués au sein de l'association.

● Les frais liés aux séjours doivent être répartis de manière strictement équitable entre tous les participants, encadrants compris. Toute gratuité, réduction ou avantage obtenu dans le cadre de l'organisation du séjour doit être intégralement mutualisé et affecté à la diminution du coût global du séjour. Il en résulte que chaque participant, qu'il soit adhérent ou encadrant, supporte une participation financière strictement identique. Le non-respect de ce principe peut donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la radiation, dans les conditions prévues par le règlement intérieur (R 6.3 et R 6.4).