Règlement intérieur

1 Modalités d’appartenance et d’adhésion

R 1.1 Il existe deux sortes distinctes de membres de l’association : les membres adhérents et les membres d’honneur.

R 1.2 Un exercice de Rando 65 couvre une année entière sur le plan administratif. Il commence le 1er septembre d’une année N et se clôt le 31 août de l’année N+1. Par commodité il est possible d’adhérer ou de réadhérer à compter du 16 août pour l’exercice à venir, avec droit pour les nouveaux adhérents de participer immédiatement aux activités. Les adhésions non renouvelées sont closes automatiquement 30 jours après la fin de l’exercice, soit le 1 octobre.

R 1.3 Le Conseil d’Administration procède librement à la nomination de membres d’honneur, avec leur accord formel, en raison d’une contribution signalée à la bonne marche de l’association. Les membres d’honneur peuvent participer de manière très occasionnelle aux activités de l’association. Dans le cas où cette pratique s’avère régulière et après concertation amiable avec le Conseil d’Administration, il leur est demandé d’adhérer. Ils renoncent alors à la qualité de membre d’honneur.

R 1.4 Le Conseil d’Administration se réserve la possibilité de différer toute adhésion : soit dans le cas où l’association aurait atteint le quota d’adhérents défini par son contrat d’assurance collective, soit dans un cas de force majeure empêchant l’association de fonctionner.

2 Conditions d’agrément d’une adhésion

R 2 Le Conseil d’Administration se réserve le droit de refuser ou différer toute adhésion et/ou participation aux activités, d’une personne dont le comportement n’apparaît pas adapté aux exigences d’une activité collective ou dont l’inaptitude à suivre les activités proposées par Rando 65 est manifeste. Ces mesures sont prises après concertation avec l’intéressé et consultation large des bénévoles de l’encadrement.

3 La participation aux activités

R 3.1 Pour toute adhésion ou réadhésion, il est demandé à l’adhérent de renseigner un questionnaire de santé, lequel est confidentiel et n’est pas remis à l’association. L’adhérent atteste auprès de l’association qu’il a répondu de façon négative à chacune des rubriques du questionnaire de santé. Faute de pouvoir l’attester, l’adhérent fournit un certificat médical.

R 3.2 Toute personne candidate à l’adhésion peut participer à une sortie d’essai, d’une journée, selon des modalités précisées dans le règlement des activités. Une seule sortie d’essai est autorisée.

R 3.3 Le Conseil d’Administration peut librement exiger de tout candidat à l’adhésion une participation à une sortie inscrite à son programme, dans un niveau ne comportant pas de difficulté particulière, avant tout agrément sur l’adhésion. Cette sortie vaut comme « sortie d’essai ».

4 La vie associative

R 4.1 Un texte intitulé « organisation des activités » regroupe des règles de conduite et de sécurité applicables lors des sorties collectives, ainsi que des normes ou recommandations diverses, dont celles relatives à la formation et à l’encadrement. Toute modification de ce texte est du ressort du Conseil d’Administration, qui ne peut procéder sans concertation, notamment avec les bénévoles de l’encadrement. L’organisation des activités fait l’objet d’une information suivie auprès des adhérents.

R 4.2 Au sein de l’association, les membres sont tenus au respect des lois et règles en vigueur. Les comportements et propos portant atteinte à la dignité de toute personne, le prosélytisme, la propagande politique, sont interdits.

R 4.3 L’utilisation par tout membre de tout ou partie notable du fichier des adhérents, à des fins qui n’entrent pas dans le champ d’activités de l’association, est interdite sauf autorisation formelle du Conseil d’Administration.

R 4.4 La gestion technique et le contrôle des contenus de tout site et de tout réseau social créés en propre au nom de l’association Rando 65 sont sous la responsabilité du Conseil d’Administration en place. Celui-ci doit veiller à ce que l’usage de ces outils numériques réponde bien à l’objet social défini dans l’article 2 des statuts, et plus généralement n’entre pas en contradiction avec les règles définissant notre contrat associatif.

R 45 Lors de leur adhésion les membres autorisent expressément la publication de leur photo, prise dans le cadre des activités programmées, sur les divers supports édités par l’association (site, album, etc). Ils peuvent annuler cette autorisation à tout moment, sans effet rétroactif. Les images éditées par l’association doivent respecter la vie privée et la dignité des personnes.

5 Matériel de l’association

R 5.1 Il est tenu un inventaire régulièrement actualisé, en nature, durée et valeur résiduelle, des biens détenus par l’association autres que le petit matériel courant (agrafeuse, stylo-bille, etc..). L’inventaire est annexé aux documents comptables présentés en Assemblée Générale.

R 5.2 L’acquisition, comme l’utilisation, de tout bien par l’association doit se conformer aux lois en vigueur.

R 5.3 Les biens appartenant à l’association ne peuvent être utilisés à des fins privées et personnelles par un membre.

R 5.4 Le matériel servant aux activités physiques peut faire l’objet d’un prêt à tout adhérent, dans le cadre d’une activité de l’association, et selon des conditions déterminées par le Conseil d’Administration. Le Conseil d’Administration tient à jour un registre des emprunts.

6 Modalités disciplinaires internes

R 6.1 Les parties prenantes à toute procédure disciplinaire interne sont tenues à l’obligation de confidentialité. Les procédures disciplinaires internes n’ont pas vocation à se substituer à l’exercice de la justice ordinaire.

R 6.2 Il est de la responsabilité du Conseil d’Administration d’évaluer le degré de gravité de tout fait formellement signalé et attesté, mettant en cause un membre de l’association, et contrevenant aux règlements, aux principes, à la réputation de l’association, comme à la loi en général : non-respect réitéré de consignes de sécurité, comportement déplacé, perturbations diverses, etc.

R 6.3 Le cas échéant, le Conseil d’Administration peut adresser à tout membre un rappel de diverses règles édictées par l’association, afin qu’il y soit porté attention. Ce rappel ne constitue pas une sanction.

R 6.4 La radiation constitue l’unique sanction disciplinaire autorisée par ce présent règlement. La radiation interdit toute ré-adhésion de la personne en cause, comme d’une participation quelconque aux activités de l’association. Tout au long de la procédure le Conseil d’Administration agit dans le respect de la dignité des parties prenantes, de leur vie privée et des droits à toute défense et présomption d’innocence pour les mis en cause. Le Conseil d’Administration met en place la structure de traitement disciplinaire ad hoc répondant à ces principes. Il s’entoure d’avis autorisés, de tout témoignage formel, et recueille la parole de la défense. L’éventuelle radiation, assortie d’un unique recours, est prononcée par le Conseil d’Administration à la majorité simple des voix. Il est fait vis-à-vis des adhérents une publicité de l’ensemble du processus disciplinaire, sans mention de noms. L’ensemble des procès-verbaux afférents à la procédure demeure à la seule disposition des administrateurs, sous forme de registre numérique protégé.

7 Modalités de tenue de L’Assemblée Générale Annuelle

R 7.1 L’Assemblée Générale Annuelle comprend les adhérents ayant cotisé pour l’exercice qui vient de se clore (N-1) ; ils ont une voix délibérative et peuvent détenir deux procurations. Puis les adhérents de Rando 65 n’ayant pas cotisé pour l’exercice qui vient de se clore, mais seulement pour l’exercice commençant (N) ; ils ont une voix consultative. Enfin les membres d’honneur, en tant qu’invités de droit comme auditeurs ; ils ne sont ni électeurs ni éligibles.

R 7.2 Le Conseil d’Administration fait connaître à l’ensemble des adhérents, et dans un délai de 30 jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale, le nombre de postes d’administrateur à pourvoir pour l’exercice à venir et les modalités de candidature à ces postes. Les candidats adressent au président un courrier postal ou e-mail de candidature dans le délai permettant leur publicité (cf R 73).

R 7.3 Le Conseil d’Administration convoque l 'Assemblée Générale 15 jours pleins au moins avant la date fixée, par courrier e-mail et/ou postal. Ce courrier comporte l'ordre du jour, l’ensemble des documents sur lesquels les adhérents devront se prononcer, la liste nominative des candidats au Conseil d’Administration. Ces documents sont également consultables au siège de l’association durant le temps de la permanence.

R 7.4 Aucun quorum n’est exigé pour la validité des délibérations. Le président, à défaut le vice-président, à défaut tout administrateur désigné par le Conseil d’Administration, assure la présidence de séance de l’Assemblée Générale. Les décisions sont prises à la majorité simple, ou selon le cas qualifié, des adhérents présents ou représentés ayant voix délibérative. Les délibérations ne peuvent découler que des points inscrits à l’ordre du jour. Les votes se font à main levée, à l’exception de l’élection des candidats au Conseil d’Administration et du vote des motions pour laquelle est pratiquée le vote à bulletin secret.

R 7.5 Les candidats au Conseil d’Administration sont successivement présentés devant l’Assemblée Générale : ils peuvent librement, s’ils le souhaitent, compléter cette présentation. L’Assemblée Générale a toute latitude pour délibérer sur chacune des candidatures. Le processus d’élection des administrateurs est placé sous la responsabilité volontaire de deux assesseurs non administrateurs, désignés ou au besoin tirés au sort en début de séance.

R 7.6 Les candidats au Conseil d’Administration sont éligibles à la condition de compter huit mois de présence pleins, en tant qu’adhérent, au jour de l’Assemblée Générale. Les mandats sont renouvelables. Le nombre de mandats cumulés dans le temps est limité à 5.

R 7.7 La méthode de scrutin est la suivante : Une liste des candidats, disposés selon un ordre alphabétique, compose l’unique bulletin de vote. Si le nombre de ces candidats est égal ou inférieur à celui des postes à pourvoir, la possibilité de rayer des noms est facultative. Un candidat est élu s’il recueille la majorité simple des bulletins valides. Il convient autrement de rayer un nombre de noms au moins égal à l’excès de candidats. Les candidats sont élus en fonction du nombre de voix obtenues. Le candidat encadrant, ou à défaut le candidat le plus âgé, obtient préférence en cas de partage égal des voix.

R 7.8 Est déclaré nul tout bulletin comportant une mention autre que celle suffisante et nécessaireet/ou ne permettant pas de départager clairement des candidats.

R 7.9 Des motions peuvent être soumises au vote de toute Assemblée Générale. Elles sont présentées soit par le Conseil d’Administration sortant, soit par un groupe d’au moins dix adhérents ayant voix délibérative. Tout dépôt de motion par le Conseil d’Administration ou un groupe d’adhérents exige une concertation préalable au sein d’une commission existante ou de circonstance ; concertation ouverte au moins dans les deux mois pleins précédant la date de l’Assemblée Générale. La motion, ainsi que le compte-rendu commun ou contradictoire de la concertation, font partie des documents transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale. La majorité des deux-tiers des suffrages exprimés est requise pour l’adoption d’une motion.

8 Fonctionnement du Conseil d’Administration.

R 8.1 La modification de textes règlementaires peut avoir pour effet de modifier la durée initialement constituée du mandat d’un administrateur. A titre exceptionnel, cette durée initialement constituée est maintenue. A son échéance, le mandat peut être renouvelé aux nouvelles conditions prescrites par les textes.

R 8.2 En cas de constat formel d’une vacance d’ensemble sur une fonction statutaire (exemples : président et vice-président, trésorier et trésorier-adjoint, etc) compromettant l’administration de l’association, et sans possibilité de pourvoir à cette vacance au sein du CA, une Assemblée Générale Exceptionnelle est convoquée, à charge de procéder au renouvellement partiel du CA. Les candidats s’engagent exceptionnellement à pourvoir aux fonctions en vacance. Les mandats alors délivrés ont un caractère exceptionnel et ne durent que jusqu’à clôture de l’exercice en cours. Ces mandats exceptionnels n’entrent pas dans le décompte du nombre total de mandats pouvant être exercés par un adhérent.

R 8.3 Le Conseil d’Administration peut constituer librement dans son objet, sa durée, et sa composition toute commission de travail concourant à la bonne administration de l’association. Le responsable de la commission est désigné par le CA et rend compte auprès de lui du suivi des travaux. La commission de travail n’a aucun pouvoir décisionnaire, sauf délégation formelle du CA.

R 8.4 Les réunions du Conseil d’Administration sont ouvertes aux adhérents, en qualité d’auditeur, sous réserve des places disponibles. A cet effet, les réunions prévues sont inscrites à l’agenda du site internet dès les dates arrêtées. Les comptes-rendus de réunion sont consultables sur demande (envoi par e-mail privilégié ou consultation lors des permanences).

9 Règles diverses relatives à la trésorerie

R 9.1 La gestion du patrimoine matériel et financier de l’association est du ressort conjoint du trésorier et/ou du trésorier-adjoint et du CA dans son ensemble. Les décisions affectant notablement la composition de ce patrimoine (arbitrage, vente de bien, investissement) sont soumises à l’accord du CA.

R 9.2 Le trésorier et/ou le trésorier-adjoint règlent librement et sur présentation de facture les dépenses relevant de l’administration courante (achat rames de papier, rouleau de scotch, timbres, etc.).

R 9.3 Avant tout engagement entrainant un coût au-delà de la dépense courante un administrateur est tenu de rechercher l’accord du Conseil d’Administration. Il revient au président, en accord avec le trésorier, en début de chaque nouvel exercice, d’évaluer le montant plafond d’une dépense courante pour le dit exercice.

R 9.4 Tout règlement de dépense n’entrant manifestement pas dans la dépense courante s’opère sous ordonnancement du président ou, à défaut, du vice-président.

R 9.5 L’association est agréée d’intérêt général auprès des services fiscaux. Elle délivre en conséquence des reçus de don à l’association permettant une déduction fiscale pour les bénévoles donateurs ayant engagé des frais de déplacement et tous autres frais relevant de leur mission d’encadrement ou d’administration.

R9.6 Les frais présentés par les bénévoles doivent correspondre à des dépenses nécessaires au fonctionnement de l’association et/ou à la mise en œuvre d’une activité ouverte aux adhérents. Les demandes de remboursement doivent être assorties des éléments justificatifs.

10 Règles relatives à l’information des adhérents

R 10 Au moment de leur adhésion les adhérents reçoivent l’intégralité des textes règlementaires internes de l’association. Il en est de même après toute modification de ces textes. Ils sont librement consultables au siège par les adhérents et les candidats à l’adhésion. Les personnes non équipées d’une réception internet peuvent en demander copie. Le site internet présente les statuts dans sa partie publique et le règlement des randonnées dans sa partie réservée aux adhérents

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Le présent règlement intérieur a été adopté par l’Assemblée Générale du 10 octobre 2024.

Il prend effet dans tous ses articles, continument et jusqu’à modification partielle ou totale, à compter de cette date.

              La présidente                                                                                                       La secrétaire

         Madeleine Magniez                                                                                                 Hélène Castells